Jak usprawnić przepływ informacji w małej i średniej firmie?

To właśnie ograniczony i niepełny dostęp do informacji w firmie powoduje niejasności i przeszkadza we właściwym funkcjonowaniu firmy. Dezorientacja nie tylko opóźnia pracę, ale i zniechęca pracowników do efektywnego działania. Nie wiedząc, co robić lub tracąc czas na pozyskiwanie informacji, nie mogą oni skupić się na realizacji właściwych celów. Na szczęście, jest sposób na to, aby usprawnić dostępność informacji i ich przepływ w firmie poprzez zastosowanie odpowiedniego oprogramowania, jakim jest JIRA Polskahttp://jirasolutions.pl/jak-usprawnic-przeplyw-informacji-w-malej-i-sredniej-firmie/.

Dobra komunikacja z JIRA Polska

To od czego przede wszystkim trzeba zacząć, aby wdrożenie oprogramowania w ogóle miało sens, to zmiany w sposobie zarządzania firmą. Często jest tak, że w małych firmach nie tworzy się zespołów, a raczej każdy pracownik jest indywidualną jednostką oddelegowaną do danego działu. Ważne jest jednak, aby zmienić indywidualne postrzeganie pracownika i spojrzeć na niego jako na członka zespołu, który ma odpowiednio funkcjonować. Wówczas ludzie będą nastawieni na komunikację pomiędzy sobą, co dodatkowo usprawni przepływ informacji. Dodatkowo warto wprowadzić wspólne spotkania projektowe i spotkania w cztery oczy, podczas których będzie czas na omówienie najważniejszych aspektów projektu. Dzięki temu można wzbudzić zaangażowanie pracownika w realizację projektu, każdy też na bieżąco wie, czy zajmuje się jego współpracownik, na jakim etapie jest realizacja projektu i co będzie mogło nastąpić w przyszłym tygodniu. To także okazja do rozmowy o trudnościach w realizacji projektu i o tym, co można poprawić, aby była ona wydajniejsza, ale i przyjemniejsza do realizacji przez pracowników.

Odpowiednie wsparcie techniczne

Pracę zespołu ułatwi jedna zbiorcza platforma, taka jak JIRA Polska, która zawiera w sobie wszelkie narzędzia wspierające prace zespołu i zarządzanie nim. Jest to nieocenione narzędzie do pracy nad projektami, gdyż każdy ma do niego dostęp i może szybko zobaczyć, na jakim etapie jest realizacja danego zadania. Tutaj też dostępna jest cała dokumentacja, do której każda uprawniona osoba może mieć wgląd w dowolnym momencie. Osoba kierująca projektem może tutaj tworzyć i przydzielać zadania, a także określać ich wykonanie w czasie, aby móc potem rozliczyć pracownika z tego czy i jak dane zadanie zostało wykonane. A ponieważ wszystko jest w systemie znacznie łatwiej można wystrzegać się problemów komunikacyjnych czy też dezinformacji. Platforma JIRA Polska sprawdza się także w przypadku kontroli błędów podczas realizowania konkretnych elementów projektu. Zgłoszenia o błędach od klientów można rejestrować, przydzielać konkretnej osobie do sprawdzenia, a także określać priorytet wykonania poprawki, przez co mamy pewność, że dane zgłoszenie nie zaginie i zostanie rozpatrzone w odpowiednim terminie.

Program umożliwia też tworzenie kartotek pracowników, a także pozwala wymieniać informacje nie tylko pomiędzy członkami zespołu projektowego, ale i pomiędzy poszczególnymi pracownikami i kierownictwem. Właśnie dzięki temu komunikacja wewnątrz firmy może ulec znacznej poprawie, a każdy członek zespołu zawsze w kilka chwil może zorientować się, na jakim etapie pracy są jego współpracownicy.

JIRA Polska nie jest drogim narzędziem i z powodzeniem na zakup takiej platformy będą mogły sobie pozwolić także małe i średnie firmy. Zawsze można to narzędzie wdrożyć testowo, aby przekonać się czy naprawdę sprawdza się w praktyce. Jego prostota, a zarazem funkcjonalność sprawia, że jest to jedno z najpopularniejszych narzędzi tego typu dostępnych na rynku.

Dodaj komentarz