Do czego potrzebna jest wirtualna centrala telefoniczna?


W dużych firmach, które posiadają setki lub tysiące klientów zwykle niezbędna jest centrala telefoniczna. Kiedyś pojęcie centrali przywoływało na myśl setki metrów kabli łączących ze sobą poszczególne aparaty telefonicznie. Dzisiaj jednak wygląda to już przeważnie zupełnie inaczej. W miejsce tradycyjnej centrali pojawiła się bowiem wirtualna centrala telefoniczna.

Jak działa wirtualna centrala telefoniczna?

Najważniejszą cechą wirtualnej centrali jest to, że wdrożenie jej nie wymaga zakładania jakichkolwiek kabli. Całą obsługa centrali odbywa się bowiem w sieci, a konkretnie w chmurze. Bez wątpienia, jest to duża oszczędność, gdyż nie ma konieczności instalowania nowych telefonów i przeciągania kabli za każdym razem, gdy chce się wprowadzić do centrali nowy telefon. Niemniej jednak, centrala w chmurze ma dziesiątki innych zalet, dzięki którym przewyższa znacząco tradycyjne centrale.

Interaktywna centrala VoIP

Wydaje się, że jedną z najważniejszych funkcji większości wirtualnych centrali jest możliwość nawiązania przez klienta interaktywnego połączenia z oprogramowaniem. Umożliwia to tak zwana centrala VoIP. Rozwiązanie to jest popularne już od wielu lat, kiedy zostało wprowadzone po raz pierwszy było niezwykłym przełomem, który na zawsze zmienił oblicze centrali telefonicznych.

Centrala VoIP, na temat której padło już wiele pozytywnych słów, to system nagrań głosowych, dzięki którym klient częściowo jest w stanie sam siebie obsłużyć. Chodzi o to, że poprzez wybieranie poszczególnych przycisków z klawiatury telefonu jest w stanie łączyć się z różnymi konsultantami, czy też z odmiennymi działami firmy. Dzięki temu, kiedy nawiązuje już kontakt z żywym człowiekiem, od razu jest to osoba, która zna się na tym, z czym chce się do niej zwrócić klient.

Kolejkowanie połączeń przez system

Centrala VoIP to nie jedyne unowocześnienie, którym cechuje się wirtualna centrala telefoniczna. Ważną funkcją jest z całą pewnością również tak zwane kolejkowanie połączeń. Jest to funkcja dzięki której oprogramowanie ustawia klientów w kolejce do połączenia z konsultantem oraz jest odpowiedzialne za zrealizowanie tego połączenia.

Kolejkowanie połączeń zaczyna się przeważnie od próby połączenia dzwoniącego z którymkolwiek z dostępnych konsultantów, którzy mogą rozwiązać dany problem. Inaczej jest jedynie w przypadku, gdy na linii jest już ktoś, kto oczekuje na połączenie. W takim przypadku klient jest ustawiany w kolejce i zaprzestane zostaje łączenie go z konsultantem do momentu, aż nie będzie pierwszy w kolejce. Jeśli natomiast nie ma nikogo w kolejce, jednak wszyscy konsultanci są akurat zajęci, system nieustannie wykręca kolejne numery wewnętrzne aż do czasu, gdy w końcu któryś z konsultantów odbierze połączenie.

Udogodnienie nie tylko dla klientów

Generalnie, centrala wirtualna wydaje się być przede wszystkim ułatwieniem dla klientów. Dzięki centrali VoIP na przykład nie tracą oni nigdy czasu na rozmowę z kimś, kto zupełnie nie posiada kompetencji i do tego, aby rozwiązać dany problem. Kolejkowanie połączeń natomiast sprawia, że klient wie mniej więcej jak długo będzie oczekiwał na połączenie. Ponadto, czas oczekiwania jest najkrótszy jak to tylko możliwe. Jednakże, warto pamiętać, że wirtualna centrala to nie tylko udogodnienie dla klientów. Okazuje się, że również, a w niektórych przypadkach może nawet przede wszystkim, udogodnienie dla firmy, zarówno dla jej szeregowych pracowników jak i dla kadry pracowniczej. Na czym jednak polegają te ułatwienia?

Z perspektywy szeregowego pracownika, który zajmuje się odbieraniem telefonów i załatwianiem problemów klientów, centrala wirtualna jest udogodnieniem, gdyż sprawia, że nigdy nie dzwoni do niego kilka telefonów w jednym momencie. Ponadto, przeważnie dzięki wirtualnej centrali telefonicznej, a konkretnie dzięki centrali VoIP, konsultanci mogą być wyspecjalizowani. Rzecz w tym, ze pełniąca niejako funkcję dyspozytora centrala VoIP rozdziela połączenia uwzględniając kategorię problemu klienta oraz specjalizacje konsultantów.

Ponadto, pracownicy korzystają z wirtualnej centrali dzięki temu, że bardzo często umożliwia ona konferencje głosowe. Oznacza to, ze można dyskutować nad problemami dotyczącymi pracy bez wstawania z krzesła i wychodzenia z biura. Niewątpliwie, usprawnia to pracę i sprawia, że jest ona wygodniejsza. Korzystają wiec na tym wszyscy pracownicy, zarówno ci na niższych stanowiskach, jak i ci, którzy są odpowiedzialni za wyniki firmy.

Na pewno ciekawą funkcją, jaką posiada zwykle wirtualna centrala telefoniczna jest nagrywanie połączeń. Zapewne z tej akurat funkcji konsultanci nie są zbyt zadowoleni, gdyż przez nią przełożeni mogą ich kontrolować w bardzo prosty sposób. Dla samych przełożonych jednak jest to bardzo przydatna funkcja.

Wybór wirtualnej centrali telefonicznej

Warto zwrócić uwagę na fakt, że wybór centrali na rynku jest duży. Niewątpliwie wybór należy uzależnić od rozmiaru firmy, a przede wszystkim od jej potrzeb. Niemniej jednak, przeważnie im większa firma, tym większe ma ona potrzeby, jeśli chodzi o funkcjonalności centrali.

http://focustelecom.pl/

Dodaj komentarz